简化您的事件工作流,以便更好地进行日程管理

使用Teamup日历来简化和改进您的事件工作流,使日程管理更容易,对每个人都更有帮助。 这是如何。

从开始到结束管理事件的过程可能非常繁琐。 如果您处理日程管理或协调员工或组织日历,您可能会采取许多步骤来协调一个事件。 例如,事件工作流的任务列表可能包括所有这些:

  • 通过电子邮件接收事件信息
  • 通过在线表单管理活动提交
  • 通过消息传递平台讨论事件的可能性
  • 在电子表格或其他文档中组织事件信息
  • 将事件信息传输到适当的日历
  • 创建社交媒体帖子来推广活动
  • 创建一个关于该事件的博客文章或网页
  • 通过电子邮件、内部网或社交媒体发送活动邀请
  • 如果细节发生变化,则更新事件信息
  • 跟踪报名参加活动的参与者
  • 回答有关活动的问题。

如何简化您的事件工作流

一些关于简化工作流程的建议建议你少做一些:“砍掉一天中无关的任务。 如果可行的话,这是个好建议。 但有时你不能做得更少。

在上面的任务列表中,哪些是你可以排除的? 也许没有。 答案不是做更少的工作,而是以更有效的方式做你的工作。 在协调事件和日程管理方面,Teamup calendar可以提供帮助。

如果你能做到以下三件事,你就向效率迈进了一大步:

  1. 使用更少的工具。
  2. 把所有的信息放在一个地方。
  3. 巩固任务。

让我们来看看如何在事件工作流中实现这三个目标。

Use fewer tools

如果您使用电子表格来组织事件信息,使用消息传递平台来请求对事件的输入,使用电子邮件来发送事件邀请,那么您已经使用了许多工具。 每次在工具之间切换,都会降低效率。 当您将信息从一个工具移动到另一个工具时,您正在消耗宝贵的时间和精力。

如果你可以使用更少的工具来协调事件,你就可以获得时间、精力和提高效率。

你可以将团队合作不仅仅作为一个日历来使用。 通过事件注释、自定义日历链接、多个日历视图等功能强大的特性,您可以使您的Teamup日历成为一个全面服务的日程管理工具。

以下是一些建议:

  • 为潜在的事件、会议和想法使用专门的子日历。 与通过电子邮件或消息平台收集事件输入不同,允许人们直接在日历上输入他们的事件和想法。 使用自定义日历链接,您可以控制谁可以访问日历以及他们拥有什么权限,从只读到完全修改。 如果一个事件被批准,您可以轻松地将它移动到主日历,或其他适当的子日历,所有这些都在同一个工具中。 更多关于这个想法。
  • 创建个人的子日历,人们可以管理自己的事件时间表。 如果你负责大型团队或大型活动的复杂日程管理,你可以通过提供更多的自主权来减少工作量。 不再需要追踪别人的日程信息,这样你就可以把它转移到日程表上。 为你的团队的每个成员建立一个专门的子日历; 通过日历链接为他们提供适当的访问权限。 让他们输入他们自己的会议,可用性,等等。
  • 删除电子表格并管理Teamup日历中的所有调度信息。 有了子日历、文件夹组织、打开和关闭子日历的功能,以及多个日历视图,就可以实现更多的功能。 为你管理的计划的每个方面创建子日历。 请看一些例子。

把信息放在一个地方

追踪细节是令人沮丧的,特别是当您使用多种工具时。 那次会议的细节在哪里? 你搜索你的电子邮件,你的信息平台,最后在你的笔记应用程序中找到它。如果你和一个团队一起工作,它会变得更疯狂。 参与人员越多,事件工作流就变得越复杂。

每个人都需要能够快速访问有关事件和日程安排的信息。 如果你把所有的信息都放在一个地方——在你的团队日程表上——你就不需要追踪细节了。

试试这些想法:

  • 使用事件的描述字段捕获所有事件信息。 训练你自己和你的团队,把事件本身的所有笔记、细节、链接、图片和文件放到你的日历中。 您可以上传照片和文件到活动。 通过这种方式,任何人都可以访问它们,只要他们是你日历上的协调事件的一部分。 使事件注释能够讨论有关事件的想法和决策。 不要在一个单独的应用程序中进行对话,然后将更改返回到日历中,而是直接在日历中讨论想法。
  • Comments特性使这一点很容易实现。 另外,每条评论都有时间戳,而且它们是按时间倒序排列的。 当您查看某个事件时,您将在顶部看到最近的评论。 您和您的团队将很快知道最新的更改或决定是什么,而不需要翻阅笔记或发送单独的消息进行检查。 收集日历中事件的反馈。
  • 使用事件注释允许参与者留下他们的想法、想法、笔记、图像和更多。 反馈与事件保持一致,而不是在混乱中丢失。 当你知道反馈在哪里时,立即使用反馈会更容易。 当您希望重新访问某个事件时,可以轻松地搜索日历、找到事件并查看所有事件反馈。

巩固任务

考虑一下推广活动的工作,或者只是分享一个邀请。 在日历上创建事件。 然后你创建一个图片用于在社交媒体上分享。 也许你也会写电子邮件。 当你想再次分享这个事件时,你必须通过你的电子邮件或社交媒体历史来找到合适的帖子。

您可以使用Teamup的内置共享功能来合并这些任务。

  • 使用Share as Page选项自动创建事件的独立网页。 现在,您所要做的就是复制和粘贴URL,无论您想要的地方。 人们可以点击并直接进入活动网页,了解活动详情。 如果你启用了注册,他们也可以直接从活动页面注册。
  • 使用内置选项直接向社交媒体分享事件。 只需点击一下就可以在Facebook、Twitter或Linkedin上分享活动。 您还可以使用电子邮件选项打开电子邮件,并在邮件正文中预先填充事件详细信息。 发送给一个组或个人。 任何时候你需要分享一个事件,你都可以; 细节都在那里。 没有必要在您的消息历史记录中查找它们。 使用自定义事件字段突出显示重要的事件信息。
  • 创建与您的事件相关的自定义事件字段。 它们可以是任何东西:活动地点、着装要求、是否需要某些材料、活动将持续多长时间、参与者应该如何准备、他们应该带什么、是否提供食物、活动是可选的还是强制的等等。 通过在一个地方提供所有的信息,您将有更少的问题需要管理。 如果有人提问,你可以直接引导他们到活动网页。